Projetos sempre são feitos por pessoas e para pessoas. Se levarmos em conta que um projeto entrega um resultado único e específico eu acredito que ainda levaremos alguns anos até que um projeto seja feito sozinho por uma máquina para outra máquina.
Se estamos falando de pessoas estamos falando de stakeholders que traduzido do inglês para o português é chamado de "partes interessadas". Os stakeholders nos rodeiam e cada um possui um interesse único. Eu gostaria muito de afirmar que todos stakeholders possuem boas intensões com seu projeto mas isso não é uma verdade, principalmente quando o seu projeto coloca em risco algum interesse pessoal e até mesmo profissional. Considerando que isso ocorre em todos nossos projetos - atuais e futuros - decidimos falar um pouco sobre como identificar e classificar os stakeholders pode nos ajudar com esperado sucesso do projeto.
Existem diversos frameworks de gestão de stakeholders onde alguns são altamente tecnológicos e outros simples e propriamente humano como uma simples conversa na cozinha ao tomar um cafezinho fresco. Porém por mais tecnológico e simples que seja ainda é necessário o velho e bom senso de observação e avaliação.
Sendo bem objetivo apresentarei quatro passos simples que certamente lhe ajudarão gerir os stakeholders em seus projetos de BI:
1. Conheça e identifique
Estar atento é a expressão que eu usaria em todo o projeto pois sempre surgirão pessoas novas que poderão, de alguma forma, influenciar o trabalho de seu projeto. Normalmente começamos o projeto com uma reunião formal e várias pessoas presentes onde todos se apresentam, mas será que você realmente faz as perguntas abaixo?
O que essa pessoa está fazendo aqui? Que interesse ela tem? Ela veio ajudar ou atrapalhar? Será que posso confiar? Será que ela pode nos ajudar? Que influência ela tem sobre as demais pessoas? Ela tem algum poder na empresa? Como as demais pessoas a tratam? Devo satisfazer seus interesses? Essa pessoa sabe o que está fazendo aqui ou alguém a chamou apenas por formalidade? ...
Sutilmente você pode fazer algumas perguntas de modo a obter as respostas desejadas.
2. Classifique as pessoas pelo Poder x Interesse
A velha conhecida e matriz de interesse pode nos ajudar com isso.
Na internet você achará várias explicações mais profundas sobre essa ferramenta porém aqui quero citar algumas dicas de que ações você pode tomar com a gestão e engajamento dos stakeholders em seu projeto de BI.
Mantenha satisfeito: Essa pessoa normalmente será aquela que possui poder de decisão em algum setor porém acha que o seu projeto está sendo feito em uma hora errada, que o sistema ERP tem relatórios suficientes e, provavelmente, julgará que os dados do painel não estão certos no final. Pode apresentar resistência em usar os relatórios e painéis. Seu objetivo com esta pessoa deve ser ganhar mais engajamento para que ela se interesse no projeto.
Convide-a para participar de definições estratégicas: torná-la cumplice do que está sendo desenvolvido poderá engajá-la e também evitará problemas futuros. Não a deixe de fora apensar do baixo interesse.
Peça opiniões: opinar sempre gera engajamento ou evidencia a falta dele, por menor que seja, tente acatar as opiniões e considerá-las em seus projetos.
Traga uma solução aplicável: certamente você ganhará mais engajamento (aumento de interesse) dela quando algum problema for resolvido através do BI. Ela precisa ver o valor do seu trabalho. Exemplos: desenvolver um painel para monitorar algo crítico, simplificar uma análise que leva horas, etc.
Peça ajuda em pontos específicos: normalmente quando pedimos ajuda as pessoas possuem sinceros interesses em contribuir com o que está sendo feito.
Não a subestime: subestimar um stakeholder desse quadrante pode lhe trazer problemas sérios pois nunca se sabe quando ela pode se voltar contra seu projeto.
Mantenha informado: Particularmente acredito que a maior força de trabalho estará neste quadrante - uma vez que o poder normalmente é atribuído a alta gerencia a qual não participa ativamente da execução do projeto. Normalmente as pessoas são engajadas e gostam do que fazem e estarão do seu lado.
Convide-os para reuniões
Delegue responsabilidades
Atribua tarefas
Elogios sempre são bem-vindo
Ensine coisas novas e mostre novas ideias
Dê linha a uma pipa mas segure firma o cabresto.
Gerencie de perto/principais públicos (maior esforço): Estes são os que precisam de maior atenção pois podem se tornar um risco negativo para seu projeto. Normalmente estão associados com alguma liderança e querem mostrar os resultados a todos buscando autopromoção.
Informar e mostrar as entregas realizadas: embrulhe a entrega em um papel bonito e mostre-a. Facilite a disseminação por ele das entregas realizadas através de vídeos. Evidencie o potencial da solução entregue.
Compartilhe decisões: envolva-os em decisões estratégicas do projeto, isso ajudará no compartilhamento das responsabilidades.
Apresente as opções e recomendações: deixá-los decidir pode garantir a continuidade do projeto.
Faça follow-ups: comunicar onde o projeto está é uma excelente forma de monitorar as expectativas.
Peça opiniões: todos gostamos de colocar alguma coisa nossa em algo que será construído para fazermos parte.
Monitore (esforços mínimos):
não creio que você deva gastar muita energia com este quadrante. Apenas observe para ver se algo não mudou.
3. Monitore
Por experiência própria conclui que durante a execução do projeto o interesse e poder das pessoas mudam, então fiquem atentos a essas mudanças e como lidar com elas.
Nunca esqueça: stakeholders são como ninjas, estão sempre te observando e quando você menos espera eles aparecem.
4. Descubra qual é o interesse das pessoas mais relevantes do seu projeto
Neste ponto estamos falando de expectativas e comunicação. Conhecer e atender às expectativas desse stakeholder definirá o sucesso de seu projeto. Não importa se uma ou mais entregas fugiram do prazo pois se a expectativa dele não estava no prazo e sim em outra entrega que foi atendida, para ele o seu projeto foi um sucesso.
Gerir pessoas não é fácil e você só aprende na prática. Você pode escolher ligar o "piloto automático" ou "tomar a rédea" da condução e experiência com as pessoas. Vale ressaltar que não existe nenhuma garantia que tudo funcionará perfeitamente mas, certamente, você aumentará as chances de sucesso.
E para fechar, acredito que será durante ou no final do seu projeto que você realmente conhecerá a pessoa com quem trabalhou.
Weslley de Souza Barboza
Gerente de projetos